Il software veloce e intuitivo per la gestione dello smart working e la conciliazione dei tempi di vita e lavoro.

Time tracking: perché è indispensabile analizzare il tempo per lavorare e vivere meglio

Il mondo del lavoro è in continua evoluzione e, ogni singolo periodo storico, è caratterizzato da cambiamenti che lasciano un segno tangibile che si riflette sulle modalità produttive, sulle aziende, sui dipendenti e su intere società. L’epoca contemporanea è certamente caratterizzata da una tendenza diffusa verso la semplificazione e la digitalizzazione dei processi produttivi e questo atteggiamento si traduce nella crescita esponenziali di fenomeni come lo smart working e modalità flessibili e dinamiche di organizzazione del lavoro, a causa anche dei profondi mutamenti nei modelli di business delle imprese.

Un aspetto che però trascende dalla sua collocazione storica è l’obiettivo di produttività che puoi raggiungere attraverso un’efficiente pianificazione del tuo lavoro e una gestione ottimale del tuo tempo. Solo organizzando con efficacia priorità e risorse, infatti, è possibile ottimizzare il tempo investito nelle diverse attività e per farlo è necessario capire a fondo come e in quanto tempo queste vengano svolte. Che si tratti di attività individuali o di processi aziendali, il primo step verso l’ottimizzazione e la conciliazione dei tempi di vita e lavoro è quello di analizzare l’utilizzo del tempo in ogni suo dettaglio.

Per farlo risulta molto utile ricorrere all’utilizzo di software per il tracciamento e la consuntivazione del tempo che consentano di suddividere le attività per tipologia e dettagliare il conteggio delle ore lavorate in maniera più approfondita possibile in riferimento alla mansione svolta in un preciso arco temporale. Dopo aver compreso quali siano i tempi di lavoro, puoi poi passare all'applicazione vera e propria delle tecniche di gestione del tempo e avviare l’importante processo di time management.

 

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Scopriamo insieme le più famose tecniche di time management 

Il time management è il processo di organizzazione del proprio tempo, lavorativo e non solo, in maniera strutturata, organizzata e pianificata, così da aumentare la produttività e portare a termine i compiti con stress minore e maggiore efficacia. Tra le più famose tecniche di time management citiamo certamente la Tecnica del Pomodoro, così chiamata perché per metterla in pratica viene utilizzato un timer da cucina. Questa tecnica è utile per contrastare l’istinto a procrastinare, mantenere alta la concentrazione e aumentare la produttività sul lavoro. Il principio su cui si basa è l’idea che ogni attività possa essere suddivisa in piccole sequenze di tempo, ciascuna delle quali viene intervallata dalla successiva da una breve pausa di 5 minuti. Il timer viene infatti usato per alternare 25 minuti di impegno nello svolgimento di un compito al massimo della concentrazione a 5 minuti di pausa.

Un’altra pratica di gestione del tempo molto diffusa è la matrice di Eisenhower, secondo la quale le attività urgenti sono le cose da svolgere immediatamente e le attività importanti, invece, sono quelle rilevanti nel lungo termine, capaci di accrescere il nostro valore e portarci a raggiungere gli obiettivi. Il metodo Eisenhower serve per capire se un compito da svolgere appartenga alla prima o alla seconda tipologia dividendo le attività in quattro quadranti definiti che le classificano per determinarne la loro urgenza e importanza. 

Tra le tante tecniche che promettono una maggiore efficienza sul lavoro troviamo poi il Principio di Pareto, noto anche come la regola dell’ 80/20, che sostiene che la maggior parte di ciò che si ottiene nel proprio lavoro o più in generale nella vita privata deriva da una minima quantità di azioni eseguite durante la giornata. Il principio di Pareto si è dimostrato estremamente efficace, si dice per esempio infatti in termini di business che, in una determinata azienda, il 20% di tutti i clienti rappresenta l'80% dei profitti totali.

Con il supporto di un software specifico o timesheet app che sia in grado di “leggere” con coerenza i risultati ottenuti da una tra le tante tecniche di time management, puoi pianificare efficacemente la tua giornata lavorativa tenendo traccia del tempo impiegato per ciascuna task e, che si tratti di lavoro freelance o organizzazione aziendale, puoi utilizzare questi alleati informatici e sfruttarne al massimo le potenzialità. Vero è che non tutte le tecniche e gli strumenti software sono adatti per ogni team, azienda o persona, ma dedicare il giusto tempo a scoprire quali siano quelli più adatti alle tue necessità è un investimento che vale la pena mettere in campo nell’ottica di miglioramento dei processi produttivi e personali.


Gestire il tempo in modo produttivo e senza fatica: con EasyHour si può!

Dalla teoria alla pratica! Oggi non è più sufficiente affidarsi solamente a queste teorie per la gestione ottimale del tempo. Per quanto efficaci e portatrici di beneficio esse siano, da sole non sono proporzionate alla complessità dei processi produttivi aziendali o di lavoro autonomo, ragionando in un’ottica che non tralasci anche la sfera personale di chi le utilizza. In questo contesto, una soluzione software veloce, intuitiva e predittiva come EasyHour è un’alleata perfetta dedicata alla gestione efficace dello smart working e alla promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro. Attraverso funzionalità come machine learning e intelligenza artificiale, EasyHour è in grado di velocizzare il processo di consuntivazione delle tue attività lavorative effettuando un’analisi costante delle informazioni.


Come nasce EasyHour?

EasyHour nasce con l’obiettivo di essere “il timesheet per gli utenti realizzato dagli utenti”: un sistema di consuntivazione del tempo sviluppato all’interno di Mobimentum, società che si occupa di APP, web application e IOT acquisita da Gruppo Euris, da oltre 30 anni specializzato nella consulenza informatica. Dal 2020 EasyHour è diventata a tutti gli effetti una start-up innovativa totalmente indipendente e focalizzata ad ottenere una user experience progettata attraverso le indicazioni dirette dei suoi potenziali utilizzatori quindi costruita in maniera sartoriale sulle diverse e peculiari esigenze. Un altro tra i principali obiettivi di EasyHour è quello di consentire agli utenti di consuntivare le attività nel minor tempo possibile attraverso un processo trasparente e che non influisca a sua volta sull’attività lavorativa.

 

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Quali sono i principali destinatari di EasyHour?

EasyHour è lo strumento ideale per aziende o studi professionali che si trovano a gestire flussi di informazioni di dimensioni variabili in riferimento a:

• ore lavorate, ferie, permessi e malattia con workflow di approvazione
• smart working e prenotazione scrivanie per spazi condivisi e coworking
• gestione delle trasferte e giustificativi di spesa
• report del tempo speso, rapportini per i clienti e per l'ufficio paghe

Ai liberi professionisti come commercialisti o consulenti di settore, EasyHour garantisce le stesse funzionalità, oltre a fornire il grande valore aggiunto di una misurazione del tempo così dettagliata da non permettere di perdere il controllo sull’esatto valore delle prestazioni effettuate.

La misurazione delle performance non è però a solo a vantaggio dei manager che possono visualizzare il report storico sulle ore lavorate e generare una previsione delle presenze in ufficio e della disponibilità del personale in un determinato periodo. Anche gli stessi dipendenti, infatti, possono godere dei benefici di un software per la gestione efficace del tempo perché grazie ad EasyHour è possibile: 

• segnare le ore in base alla commessa su cui si lavora
• usare il timer per tracciare il tempo speso su ogni attività
• capire dove e come viene speso il proprio tempo lavorativo
• effettuare in modo semplice richieste di ferie e permessi e comunicazioni di malattia
• raccogliere i giustificativi di spesa durante le trasferte
   

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Semplice, di nome e di fatto: perché scegliere EasyHour 

Organizzare e monitorare il tempo con EasyHour è davvero semplice sia da computer che da dispositivo mobile. Il software è scritto e utilizzabile completamente in lingua italiana: con soli due passaggi puoi inserire le ore lavorate, gestire le commesse e, attraverso l’attivazione del timer, monitorare in tempo reale i flussi di lavoro. 

Organizza, migliora e ottieni il massimo con EasyHour 

Con EasyHour puoi assegnare le attività al tuo team, velocizzare la gestione delle assenze e dei giustificativi, elaborare report per un monitoraggio efficace ed ottimale delle risorse aziendali. EasyHour è in grado di analizzare le esigenze dei team aziendali grazie ai suoi algoritmi predittivi per rendere più snella l’attività lavorativa. L’intelligenza artificiale fornisce un costante feedback al management sull’andamento dei progetti in corso. EasyHour può inoltre essere utilizzato in modalità SaaS in Cloud nella sua versione completa, oppure “On Premise”, con la possibilità di essere personalizzato e totalmente integrato al sistema aziendale, offrendo un valore aggiunto alla gestione del lavoro.

Contestualmente alle necessità straordinarie imposte da ogni periodo storico, il team EasyHour è in grado di progettare funzionalità specifiche nell’ambito ad esempio di pratiche come lo smart working o la prenotazione delle scrivanie in modalità clean desk anche in spazi di co-working e offrire la possibilità di iscriversi autonomamente al software attraverso processi automatici di gestione licenze e pagamenti.

EasyHour offre un piano tariffario unico con tutto quello che serve per organizzare e monitorare il tuo lavoro. Prezzo chiaro e senza sorprese: 4€ ad utente per mese, puoi pagare mensilmente e disdire quando vuoi. E se hai bisogno di modifiche ad hoc o di integrazioni specifiche con il sistema gestionale il team di EasyHour è sempre a tua disposizione.

 

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