La gestione dei giustificativi di spesa è un’attività da svolgere in modo puntuale e intelligente per il corretto funzionamento dell’azienda e la salvaguardia delle sue risorse. EasyHour mette a disposizione di dipendenti e aziende uno strumento intuitivo ed efficace per gestire note spese e trasferte.

Presentazione dei giustificativi di spesa

Il collaboratore in trasferta può caricare direttamente dal suo smartphone le ricevute delle spese sostenute per la trasferta e inviarle in tempo reale all’ufficio per la rendicontazione.

Grazie all'intelligenza artificiale, gli scontrini vengono esaminati per estrarre automaticamente l'importo, la categoria di spesa e la data.

Gestione trasferte in azienda

Con EasyHour il management riceve fatture e ricevute dei collaboratori in trasferta e verifica che le spese siano in linea con quanto concesso e che il budget della trasferta sia rispettato. Inoltre, EasyHour consente di mantenere uno storico ordinato e facilmente consultabile con le note spesa ricevute da ogni dipendente e per ogni missione.

Il flusso di approvazione e liquidazione di note spese e rimborsi consente di avere sempre sott'occhio lo stato di ogni singola richiesta, così come la panoramica delle spese aziendali.

Flusso di approvazione

• In compilazione: quando un dipendente crea una trasferta (nota spese) il suo stato è in compilazione. Le trasferte in compilazione compaiono nel tabellone presenze ma non nel report, poiché non sono ancora state completate.
• In attesa di approvazione: cliccando il pulsante Invia in approvazione all'interno di ogni trasferta questa andrà in attesa di approvazione. Le trasferte in questo stato compaiono nel tabellone presenze, nei report (selezionando il filtro Stato > In attesa di approvazione) e nella sezione Azienda > Richieste. 
  La transizione genera inoltre una mail di notifica al Line Manager (o agli amministratori) e non può più essere modificata dal dipendente.
  Nota che se la trasferta viene mandata in approvazione senza una nota spese, questa viene automaticamente approvata.
• Approvato o Rifiutato: dopo che il manager ha approvato o rifiutato la trasferta (nota spese) questa compare nel tabellone presenze e nei report (selezionando l'apposito filtro Stato).

Un flusso più semplificato può essere ottenuto impostando l'auto-approvazione delle trasferte in Azienda > Richieste > Impostazioni Richieste: qui si può impostare i ruoli per i quali le trasferte sono automaticamente approvate, saltando lo stato "in attesa di approvazione" (non "in compilazione" che è comunque necessario).

I dipendenti possono:

• Caricare scontrini e ricevute facendo una foto direttamente dallo smartphone
• Inserire velocemente i dati degli scontrini grazie all'AI che recupera in automatico importo e categoria di spesa
• Vedere il totale dei rimborsi per giorno e per mese
• Segnalare l'assenza dall'ufficio quando è presso un cliente

I manager possono:

• Tenere sotto controllo il budget delle trasferte in tempo reale
• Approvare o rifiutare le note spese in un click

L'amministrazione può:

• Visualizzare i report in tempo reale con le spese inserire e i totali giornalieri e mensili, per ogni dipendente e per l'azienda
• Segnare come liquidati i rimborsi delle spese personali