Per molte aziende il periodo autunnale rappresenta un momento di graduale re-inizio delle attività lavorative che, in questo complesso periodo storico, risultano essere però contraddistinte e compromesse da una forte componente di imprevedibilità causata dall’andamento della pandemia da Covid-19. Nello scenario odierno, ne abbiamo iniziato a parlare nel precedente articolo sul blog, tra il rientro in ufficio e il lavoro in remoto, società e professionisti hanno una grande sfida davanti: trovare un nuovo equilibrio implementando forme operative ibride, sperimentando nuovi sistemi come ad esempio quello di prenotazione delle scrivanie, con il comune obiettivo di gestire la condivisione degli spazi in maniera dinamica e in totale sicurezza. La pandemia ha di fatto accelerato processi già in atto in diversi settori e innescato riflessioni che hanno portato alla luce una nuova normalità in cui abbiamo scoperto che il lavoro da casa o più in generale da remoto può funzionare ed essere efficace quanto il lavoro svolto in ufficio. Abbiamo però anche compreso che le relazioni sono il motore necessario per avviare una crescita reale: confronto e contaminazione sono aspetti fondamentali per generare idee e sviluppare processi di sviluppo importanti, così come ordine, fisicità, orari e spazi ben definiti.
Gestione scrivanie e postazioni di lavoro: come sfruttare al meglio la tecnologia
Non esiste in via assoluta una tecnologia giusta per fare smartworking ma sicuramente esiste una tecnologia in grado di rendere smart il nostro modo di lavorare. Con l’avanzare di soluzioni ibride che alternano momenti di lavoro in presenza in ufficio a momenti di lavoro da remoto, è necessario sfruttare la tecnologia per garantire una gestione del lavoro il più semplice e ordinata possibile, sia per i team leader che per i dipendenti, senza tralasciare importanti aspetti come la sicurezza e la salute. In questa delicata fase di riassetto organizzativo, infatti, l’impiego di sistemi intelligenti per la prenotazione delle postazioni di lavoro, per la gestione e il controllo di desk, sale e dispositivi, può aiutare a garantire il rispetto delle norme sul distanziamento tra persone e la sicurezza dei dipendenti. Affidarsi a partner competenti ed esperti fa la differenza in questo delicato momento di adattamento post emergenziale e di rientro in sede.
Dal una recente ricerca sviluppata dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano è emerso che il numero di lavoratori agili in Italia nel 2020 è letteralmente balzato a 6,58 milioni, dai 570 mila del 2019: un numero decuplicato rispetto dall’anno precedente quindi, ma non solo, perché nel post emergenza si prevede un assestamento a circa a 5,35 milioni di cosiddetti smart workers in tutto il nostro Paese. Questi dati, in concreto, mostrano la portata del cambiamento che la pandemia da Covid-19 ha comportato a livello imprenditoriale e si traducono in sostanziali cambiamenti per le aziende, coinvolgendo la revisione delle policy organizzative e la nuova gestione degli spazi fisici alla luce delle nuove linee guida sull’utilizzo degli ambienti lavorativi, anche in termini di numero di persone che possono accedere, facendo avanzare sempre più la necessita di doversi affidare ad App per la prenotazione delle postazioni di lavoro.
Verso una nuova normalità: organizzazione agile ed ecosistema digitale
Nell’organizzazione del lavoro e più in generale anche della vita privata è ormai chiaro a tutti che ora esistono un prima e un post Covid-19. E se i mutamenti che la pandemia ha portato sul piano delle risorse umane all’interno delle aziende sono evidenti, è ormai evidente anche il fatto che il processo che stiamo vivendo non è reversibile. Nel momento del rientro definitivo dall’emergenza sanitaria resteranno in vigore gran parte delle novità introdotte nelle aziende a partire dalla primavera del 2020 e, quelle soluzioni che abbiamo imparato a trovare come risposta proprio all’emergenza, stanno diventando sempre di più parte costituente della nostra nuova normalità. Anche a seguito dell’introduzione del Green Pass obbligatorio nei luoghi di lavoro, non a caso, è stata prorogata fino al 31 dicembre 2021 la possibilità per le aziende di accedere allo smart working semplificato, con un numero estremamente alto di realtà che dichiara di voler mantenere il lavoro agile anche in futuro. I risultati di uno studio condotto da Fondirigenti ad aprile 2021 dimostrano che il 54% delle aziende è intenzionata a ricorrere allo smart working in modo permanente, a prescindere dalle esigenze legate all’emergenza sanitaria. Non ci sarà, dunque, un ritorno alla concezione aziendale che abbiamo vissuto prima del Covid: l’attuale ripresa lavorativa dopo la pausa estiva ha reso evidente che il concetto di new normal è ormai assimilato, consentendo ai lavoratori una condizione permanente di sicurezza e alla aziende una garanzia di continuità necessaria per la sopravvivenza.
A partire da questi presupposti è quindi necessario continuare a progettare modelli in grado di dosare le quantità di lavoro da casa e di lavoro in azienda e puntare a costruire ecosistemi digitali capaci di favorire quotidianamente la people journey. Le aziende d’ora in avanti saranno sempre più vincolate nel tenere in considerazione tutti i processi relativi alle diverse fasi della carriera dei propri dipendenti e dovranno focalizzarsi sulla costruzione di sistemi completi, agili e in grado quindi di adattarsi ai continui cambiamenti. A livello concreto, questo significa poter contare per esempio su sistemi integrati per la gestione delle risorse umane, app per la prenotazione degli spazi di lavoro condiviso, per la pianificazione e per il monitoraggio delle attività. Con i giusti strumenti si potrà così costruire un’organizzazione agile capace di gestire i continui mutamenti, incrementare la produttività, aumentare la soddisfazione dei dipendenti, ridurre i costi e l’impatto ambientale ed essere al servizio della persona, migliorandone la qualità della vita sia lavorativa che privata.
Quali caratteristiche dovrebbe avere una app per la prenotazione delle postazioni di lavoro per migliorarci la vita?
Software e app per la prenotazione delle postazioni di lavoro non rappresentano una novità assoluta degli ultimi mesi. Al contrario, le soluzioni per prenotare le scrivanie e gli spazi di lavoro esistono già da anni, e da tempo sono sfruttate con soddisfazione da tutte quelle imprese che, prima delle altre, e ben prima della pandemia, hanno deciso di utilizzare modalità di lavoro ibrido o smart working in modo estensivo. A partire dal lockdown poi, e quindi dall’adozione su vasta scala del lavoro agile, l’utilizzo di app per la prenotazione dei luoghi di lavoro è andato però aumentando in modo iperbolico, confermando l’efficacia di queste soluzioni non solo per condividere gli spazi lavorativi in ottica dinamica e collaborativa, ma anche per garantire la sicurezzadei dipendenti. Un aspetto fondamentale da tenere in considerazione è che le applicazioni sono realmente innovative solo quando non stravolgono i processi e gli strumenti aziendali consolidati, rischiando per altro di complicare il lavoro di tutti, ma quando si armonizzano con i sistemi esistenti, migliorandoli e semplificandoli. Come e quali caratteristiche dovrebbe avere quindi un’app per prenotare postazioni di lavoro e centrare questo obiettivo? Oggi siamo letteralmente invasi da software e app che promettono di fare pressoché qualsiasi cosa richiediamo loro. La digitalizzazione ci ha reso sempre più indipendenti nelle pratiche personali oltre che sul lavoro ma dobbiamo anche tenere sempre in considerazione di non lasciare che la tecnologia diventi troppo pervasiva annullando così i significativi benefici in termini di gestione e organizzazione del lavoro. I sistemi digitali devono quindi aiutarci a fare più cose ma a farlo in maniera il più possibile semplice. Semplicità e intuitività sono elementi fondamentali per un app per la prenotazione delle scrivanie e più in generale delle postazioni di lavoro. Poche caratteristiche, obiettivi centrati in modo efficace ed efficiente. Per semplificare e aiutare, l’app deve poter rispondere bene a ciò per cui è stata fatta. Deve poi consentire di gestire tempestivamente eventuali cambiamenti di normative e situazioni di emergenza, ottimizzare l’utilizzo degli spazi e in ultimo, ma non meno importante, deve migliorare insieme ai suoi utilizzatori, ovvero, essere predisposta alla personalizzazione. La funzionalità EasyHour per la prenotazione delle scrivanie ha tutte queste caratteristiche: scopri se siamo l’app che fa per te!