Oggi esistono app per fare praticamente ogni cosa, anche per timbrare il cartellino! Sull’origine della timbratura e sulla lunga storia delle pratiche di rilevazione presenze abbiamo già parlato qui sul blog: oggi invece scopriamo come funziona la timbratura tramite App Easy Hour con smartphone o tablet e quali vantaggi può portare alle aziende e ai dipendenti che decidono di adottare questa tecnica.


 

Come timbrare con l’app Easy Hour

Nell’epoca che stiamo vivendo, il lavoro ha subito e continua a subire cambiamenti talmente strutturali da essere del tutto trasversali al di là del settore professionale di appartenenza. Il primo, nonché più importante di tutti, è stato l’introduzione dello smart working durante la pandemia da covid-19: con questo termine attualmente non si definisce più soltanto il telelavoro eseguibile da casa tramite un collegamento da remoto al proprio pc aziendale, ma si fa riferimento ad un concetto di lavoro a distanza più ampio, con le implicazioni sociali, dinamiche e in continua evoluzione che ciò porta necessariamente con sé. Per far fronte a questo cambiamento epocale, molte aziende hanno dovuto adoperarsi per rispondere alle esigenze dei propri dipendenti e dei propri clienti sfruttando una tecnologia che, grazie alla spinta digitale portata con sé l’emergenza sanitaria, è diventata una prassi ormai consolidata.

Grazie ad un team che vanta anni di esperienza nel mondo della gestione del personale e del management aziendale, Easy Hour è una soluzione in formato app in grado di semplificare il processo di verifica delle presenze e di timbratura. Con Easy Hour, il management può controllare i flussi delle presenze e delle assenze dei collaboratori con soluzioni smart e dematerializzate che sostituiscono il tradizionale marcatempo e le infrastrutture a esso collegate. Easy Hour è attualmente disponibile su Google e App Store: per iniziare a timbrare con l’app è quindi sufficiente scaricare e installare l’applicazione su smartphone o tablet, con grande facilità e nel pieno rispetto della privacy.

Una volta installata l’app sul dispositivo, grazie ad un semplice gesto, il dipendente può registrare l’orario d’ingresso o uscita dalla sede di lavoro e il dato ricavato viene immediatamente archiviato e condiviso in tempo reale. In questo modo il management può:

• visualizzare in ogni momento chi è in ufficio e chi no
• opzionalmente, visualizzare da che dispositivo è stata effettuata la timbratura e la relativa posizione con geo-localizzazione
• esportare le timbrature in Excel per effettuare report personalizzati o gestire le buste pag

 

I vantaggi di timbrare con l’app Easy Hour

Solo scorrendo velocemente le modalità con cui è possibile timbrare con l’App Easy Hour si comprendere facilmente quali benefici possa portare questa tecnologia a dipendenti e aziende. Ma perché un’azienda dovrebbe optare per il cosiddetto cartellino virtuale? Le app di gestione delle presenze permettono in effetti una reale semplificazione della procedura, rendendo il meccanismo di comunicazione di inizio e termine delle attività lavorative veloce e automatico. Su apposita richiesta di alcune società, e visto l’interesse di molte aziende, il Garante della Privacy ha dato il via libera all’utilizzo delle app per timbrature già nel 2016. Va però specificato che, al fine di tutelare al massimo i dipendenti, lo stesso Garante ha posto delle limitazioni alle aziende che hanno deciso di semplificare questa procedura: ai lavoratori, infatti, viene garantita la possibilità di non installare l’app per timbrare il cartellino.

Questi lavoratori, anziché utilizzare una specifica app professionale per la gestione presenze, continueranno ad utilizzare i metodi precedenti, ovvero la classica timbratura fisica del cartellino o la firma del registro in entrata e in uscita. Va poi sottolineato anche che, soprattutto in caso di utilizzo del sistema di geolocalizzazione, il Garante ha chiarito in modo esplicito quali siano i limiti che l’azienda deve rispettare per garantire la privacy dei propri lavoratori. I dipendenti, per esempio, devono sempre avere la possibilità di capire che la geolocalizzazione della app è in funzione, e l’azienda, da parte sua, non può conservare i dati raccolti oltre l’intervallo di tempo strettamente necessario per accertare che il lavoratore stia concretamente rispettando i suoi impegni.

Ad ogni modo, ora non è più necessario acquistare costosi e ingombranti marcatempo che richiedono spesso spese aggiuntive per la manutenzione e per i quali è necessario archiviare manualmente i cartellini con il rischio di perdere i dati. Con Easy Hour è possibile ridurre i costi al minimo, adattando i device a disposizione delle aziende, a prescindere dal reparto e dalle diverse necessita: i dati sono sempre al sicuro e soprattutto disponibili per gli altri sistemi informativi aziendali, evitando errori nel data entry manuale, risparmiando stress, tempo e denaro, nonché recuperando decine di ore di attività di rendicontazione al mese.
 

Un app semplice per tutti, con tante funzionalità aggiuntive

Siamo abituati a portare con noi ovunque smartphone e tablet, e il loro utilizzo è ormai diventato davvero facile e alla portata di tutti. EasyHour è la soluzione software veloce, intuitiva e predittiva dedicata alla gestione efficace dello smart working e alla promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro. Organizzare e monitorare il lavoro anche da smartphone o tablet non è mai stato così semplice come oggi e, e in una sola app, possiamo avere a disposizione tantissime funzionalità.

Oltre alla timbratura del cartellino Easy Hour consente di usufruire di funzionalità perfettamente integrate e personalizzate per ogni sistema aziendale. I dipendenti possono infatti:

• richiedere ferie, permessi e gestire periodi di malattia
• compilare commesse e rapportini sulla base dello svolgimento giornaliero delle attività
• gestire note spese, giustificativi e trasferte
• prenotare scrivanie e postazioni condivise

Gli amministratori e il management aziendale possono a loro volta:

• verificare chi è presente in azienda in un determinato giorno
• gestire il flusso di approvazione delle richieste di ferie e permessi
• visualizzare e accettare le note spese
• tenere sotto controllo il budget delle trasferte in tempo reale
• visualizzare i report con le spese e i totali giornalieri e mensili, per ogni dipendente e per l'azienda
• visualizzare e scaricare report aggiornati in tempo reale efficaci per ottimizzare le risorse aziendali, sia in termini di spazio sia in termini di personale

 

                                                                                                                 

Timbrare anche in smart working

I limiti della timbratura sono ormai superati con Easy Hour. Si può timbrare in qualsiasi luogo, dall’ufficio, dal cantiere o da casa. E oggi che lo smart working è una realtà sempre più diffusa nelle aziende, Easy Hour offre una soluzione perfetta per la gestione delle presenze in remoto. Con la logica del Bring your own device (BYOD), ovvero offrire la possibilità di usare i propri dispositivi personali fuori e dentro il posto di lavoro, ogni dipendente può confermare la propria presenza semplicemente attraverso lo smartphone e segnalando la propria posizione, così il management può verificare la corretta attuazione della giornata di lavoro in smart working, tenendo il flusso delle attività e delle presenze sempre sotto controllo.

Tramite Easy Hour il dipendente può fare una richiesta di smart working indicando il periodo e il luogo dal quale vuole lavorare e il manager del dipendente può quindi accettare o rifiutare la richiesta. Con pochi tocchi sullo smartphone si può quindi concordare dove, come e quando la prestazione lavorativa verrà fornita al di fuori della sede aziendale: una procedura facile e veloce che permette di diventare subito operativi. Easy Hour gestisce queste richieste secondo la legge 81/2017 che prevede l'utilizzo di una "whitelist" di luoghi da cui i dipendenti possono lavorare. Ricevuta la richiesta di lavoro da remoto, è possibile verificare il check-in e il check-out del dipendente e inserire le giornate di smart working nel record regolare di presenze del collaboratore.

Nonostante diverse ricerche dimostrino che lo smart working aumenti in maniera consistente la produttività, è davvero necessario che team leader o project manager siano in grado di mantenere coinvolti i dipendenti anche a distanza: insomma, come a dire che tecnologia e digitalizzazione sono davvero una grande opportunità per migliorare le condizioni di lavoro di tutti ma, non devono mai venire aspetti come la cura dei rapporti umani, la formazione e la condivisione reale.