Timbratura e rilevazione presenze: l’evoluzione dei metodi di gestione del tempo

Sull’origine della timbratura del cartellino si possono rintracciare alcune informazioni che ci permettono di ricostruire la storia di un gesto che oggi viene dato quasi per scontato dalla maggior parte delle aziende e dei dipendenti. Ci siamo ormai abituati infatti al fatto che la nostra presenza sul luogo di lavoro sia costantemente monitorata per garantire il corretto svolgimento delle attività. Ma non è proprio così da sempre: come si sono evoluti nel corso della storia i metodi per la rilevazione delle presenze e il time management?
 

Benjamin Franklin

I primi metodi di gestione efficace del tempo: l’esempio di Benjamin Franklin

L’interesse da parte dell’uomo alle pratiche di gestione efficace del tempo inizia a fare una significativa comparsa a partire dal 1700, periodo durante il quale inizia anche a delinearsi nettamente il concetto di relazione datore di lavoro e dipendente all’interno del sistema lavorativo. Tra i primi a sposare la possibilità di adottare sistemi di gestione dell’orario lavorativo fu Benjamin Franklin, scienziato e politico statunitense. Poliedrico negli interessi, Franklin diede contributi importanti allo studio dell’elettricità, fu un appassionato di meteorologia e anatomia e al suo genio si devono invenzioni come il parafulmine, le lenti bifocali o l’armonica a bicchieri. Fu uno dei Padri fondatori degli Stati Uniti e tra i protagonisti della Rivoluzione americana e ad un certo punto della vita si rese conto che per ambire alla perfezione morale ed ambire all’eccellenza era necessario eliminare le cattive pratiche quotidiane, compresa quella di usare il tempo in maniera poco efficiente.

Non perdere tempo. Sii sempre impegnato in qualcosa di utile. Evita ogni azione superflua.”

Il suo impegno era rivolto all’efficienza intesa come punto di riferimento per il raggiungimento degli obiettivi personali e professionali, raggiungibili solo attraverso un’autovalutazione quotidiana volta a monitorare i singoli progressi. Ogni giorno tutti noi tendiamo da sempre e naturalmente a riflettere e pensare ad una molteplicità di cose nello stesso momento, sia nel lavoro che nella vita privata. Ed è proprio partendo da questo presupposto che Benjamin Franklin fu pioniere di un metodo che ancora oggi può essere utile nell’analizzare tutti questi aspetti e agevolare lo sforzo creativo per ordinarli e renderli non solo idee ma opere pratiche e concrete.
 

Storia del marcatempo

Proprio sulla scia del punto di vista di Benjamin Franklin su gestione del tempo e denaro, chi era a capo di un’azienda o di una realtà produttiva cominciò a pretendere sempre più garanzie da parte dei lavoratori, soprattutto nell’ottica di riuscire a retribuire solo il tempo effettivamente utilizzato per il lavoro. I dipendenti, d’altro canto, volevano avere la certezza di essere pagati in maniera congrua e corrispondente al tempo speso. Emerse quindi l’esigenza di avere a disposizione metodi più efficienti ed accurati per il monitoraggio del tempo lavorativo e la rilevazione delle presenze.

La nascita di dispositivi per la rilevazione delle presenze risale alla fine dell’ottocento quando per primo William Bundy inventò l’orologio marcatempo: Bundy abbinò la tecnologia delle macchine da scrivere ad un sistema di orologeria, così, dopo l’inserimento di un codice abbinato ad ogni dipendente, ciascun orario veniva riportato per iscritto. Successivamente, Alexander Dey, progettò una ruota provvista di braccio meccanico che, azionato insieme al numero correlato, permetteva ad ogni dipendente di registrare accessi ed uscite sul luogo di lavoro. Per ultimo, arrivò Daniel M. Cooper che ricevette un brevetto per il suo “Workman’s Time Recorder“, il primo dispositivo ad utilizzare una scheda per registrare e stampare l’orario in cui un dipendente timbrava il proprio cartellino.

L’importante contributo di questi tre uomini diede vita ad una serie di eventi grazie ai quali nel 1894 fece la sua prima comparsa sul mercato la Willard & Frick Manufacturing Company, la prima azienda di timbratura dei cartellini al mondo e, da quel momento, un numero sempre più alto dipendenti iniziò ad utilizzare sistematicamente la cosiddetta pratica di “timbrare il cartellino”. Nel 1924 poi, grazie all’unione di diverse compagnie nate negli anni precedenti, nacque l’International Business Machines, o come più semplicemente la conosciamo tutti oggi, la IBM. L’azienda si occupò di apparecchiature per la timbratura dei cartellini sui luoghi di lavoro per circa 40 anni, dedicandosi poi quasi esclusivamente ai calcolatori elettronici, ponendo di fatto le basi per la nascita dei moderni computer.

 

Gestire il tempo


Come sono cambiati i metodi di rilevazione presenze?

I registri cartacei per la rilevazione delle presenze esistevano già molto prima di Franklin ma sarebbero diventati da li a poco pratiche obsolete perché per compilarli occorreva davvero troppo tempo, inoltre, si basavano semplicemente sulla buona fede e sulla precisione dei dipendenti ed erano per questo soggetti molto spesso a errori di trascrizione. Certo erano facili da trasportare o archiviare ma l’inserimento manuale degli orari lasciava ampio spazio all’interpretazione e per la loro stessa natura era molto facile perderli o danneggiarli. Un esempio più recente di questi registri è rappresentato dai fogli presenze realizzati con Excel, pratica che ha senza dubbio portato la rilevazione presenze verso un nuovo livello. Molte aziende hanno iniziato a utilizzare il programma per registrare gli orari dei loro dipendenti e molte lo fanno tutt’ora ma, pur rappresentando questa un’opzione accessibile e facile da usare, Excel non è comunque l’ideale. I dati continuano a dover essere inseriti manualmente, il che richiede tempo e aumenta notevolmente le possibilità di errore. Poi c’è la questione legata all’apprendimento del programma. Anche se Excel non è difficile da imparare, per poter sfruttare alcune delle opzioni di reporting più avanzate, è necessario padroneggiare alcuni degli aspetti più complessi del programma. Come abbiamo già detto il marcatempo fu inventato alla fine del XIX secolo e ancora oggi è lo strumento maggiormente utilizzato in tutto il mondo per le pratiche di gestione delle ore lavorate e della rilevazione delle presenze. L’avvento dei PC e lo sviluppo delle reti digitali, ha portato di certo cambiamenti radicali nei sistemi di registrazione dell’orario di lavoro. Con il passare degli anni sono stati elaborati veri e propri software dedicati alla marcatura del tempo e al monitoraggio degli orari di lavoro.

Sistemi moderni di rilevazione presenze

L’innovazione tecnologica ha certamente portato alla nascita di alcuni software che hanno permesso ai datori di lavoro di tracciare gli orari dei loro dipendenti a partire da un programma installato sul proprio computer personale. Se da un lato questa soluzione rappresentava certamente un miglioramento rispetto ad Excel, dall’altro lato nascondeva delle insidie, non permettendo la sincronizzazione delle informazioni tra un dispositivo e un altro. È solo con lo sviluppo successivo delle reti digitali che è stato invece possibile configurare sistemi di monitoraggio del tempo in cluod, utilizzabili cioè in rete ed efficacemente da qualsiasi dispositivo, da pc e da smartphone, con una sincronizzazione flessibile delle informazioni in tempo reale. Ad oggi esiste sul mercato uno scenario davvero variegato di possibilità per la gestione delle presenze e delle operazioni di timbratura del cartellino. Un aspetto che su tutti rende queste soluzioni davvero efficaci oggi è la possibilità di integrare questi sistemi con altre esigenze aziendali, come la gestione di ferie e permessi e la geolocalizzazione delle timbrature per i dipendenti in smart working.

Timbrare il cartellino con EasyHour

Grazie ad un team che vanta anni di esperienza nel mondo della gestione del personale e del management aziendale, EasyHour è una soluzione in formato app in grado di semplificare il processo di verifica delle presenze e di gestione delle ore lavorate. Con EasyHour, il management può controllare i flussi delle presenze e delle assenze dei collaboratori con soluzioni smart e dematerializzate che sostituiscono il tradizionale marcatempo e le infrastrutture a esso collegate.

 

Easy hour per la gestione delle presenze



Cosa puoi fare con EasyHour per la gestione delle timbrature?

Se sei un dipendente puoi

  • inserire le timbrature di ingresso e uscita tramite app o browser
  • inserire le timbrature semplicemente scansionando un codice QR o un tag NFC

Se sei un manager puoi

  • visualizzare in ogni momento chi è in ufficio e chi no
  • opzionalmente, visualizzare da che dispositivo è stata effettuata la timbratura e la relativa posizione (geo-localizzazione)
  • esportare le timbrature in Excel per effettuare report personalizzati o gestire le buste paga

 

Attivando la prova gratuita di Easy Hour avrai libero accesso ad una demo live per conoscere tutte le funzionalità e scoprire qual è quella più in linea con le tue esigenze!

 

Inviato da EasyHour il Lun, 11/08/2021 - 13:51